Schreibmaschine, Kugelschreiber oder Füllfederhalter sind heute auf vielen Schreibtischen Mangelware – vor allem die Schreibmaschine hat längst ausgedient, seit in beinahe jedem Haushalt Computer und Drucker vorhanden sind. Den Kugelschreiber kann man nicht ersetzen – er ist wichtig für die Unterschrift unter manches Dokument, das zu Hause verfasst und von dort abgeschickt wird. Dank der Schreibsoftware auf dem PC ist es möglich, jegliches Dokument selbst zu verfassen. Dabei wird zum Beispiel mit Microsoft Word dem Anwender gleichzeitig ermöglicht, eine schöne äußere Form eines Briefes zu gestalten und diesen auch von Rechtschreib- und Grammatikfehlern befreit an Behörden oder zum Beispiel die Versicherungsgesellschaft zu übersenden. So muss man zum Beispiel bei einer längerfristigen Auslandskrankenversicherung immer wieder einmal die Gesellschaft auf den neuesten Stand der Dinge bringen. Das Auslandssemester, für das die Auslandskrankenversicherung abgeschlossen wurde, ist beendet, konnte jedoch durch ein weiteres Halbjahr in einem anderen Land ergänzt werden. Das sollte die Versicherungsgesellschaft auf jeden Fall sofort erfahren. Auch, wenn es um Erstattungen, die Kündigung oder andere Belange geht, sind Briefe zu verfassen, die – zusammen mit eventuellen Unterlagen – schnellstmöglich versandt werden müssen, um Fristen zu wahren und ähnliches.

Musterbriefe im Internet finden und verwenden

Niemand ist als Büroangestellter zur Welt gekommen. Diejenigen, die sich an ihren PC setzen, die Software für das Schreiben von Briefen aktivieren und sofort zu schreiben beginnen, können sich glücklich schätzen, keine Hilfe zu benötigen. Wichtiger als das Zurechtkommen mit den Programmen am PC ist das formgerechte, sprachlich und auch ansonsten fehlerfreie Verfassen eines Briefes an eine öffentliche Stelle. Hier gibt es klare Vorstellungen, die zwar in der Schule irgendwann erlernt, jedoch bei entsprechend anderweitig orientierter Berufswahl auch genauso schnell wieder vergessen werden. Dann wollen die Versicherungsnehmer zwar ihre Versicherung kündigen, wissen aber nicht so recht, wie sie das Schreiben an die Gesellschaft verfassen sollen. Im Internet gibt es Musterbriefe, die man sich ansehen kann – und deren weitere Verwendung nicht schwer ist. Die zum Beispiel auf www.briefform.de gefundenen Vorlagen lassen sich leicht in ein Word Dokument übertragen. Wichtig ist die Form des Briefes, sowie das Anführen aller wichtigen Details. Im Absender stehen wie gewohnt der Name und Vorname des Versicherungsnehmers oder der Person, die sich wegen einer Auslandskrankenversicherung an die Gesellschaft wendet. Die genaue Anschrift und vielleicht eine Telefonnummer sind ebenfalls mit anzugeben. Als zweites erfolgt die genaue Adresse der Versicherung, wahlweise mit Angabe der Straße, Hausnummer, Postleitzahl und des Wohnortes – oder mit dem bekannten Postfach. Als nächstes kommt der Betreff des Schreibens, also der Grund, warum der Brief verfasst wird. Im Falle der Kündigung der Auslandskrankenversicherung ist dies mit ebendiesen Worten zu beschreiben. Unverzichtbar ist eine Policen-Nummer, eine Kundennummer oder ein Aktenzeichen, unter dem die eigene Versicherung geführt wird. Dann kann der Brief schnell vom richtigen und zuständigen Sachbearbeiter bearbeitet werden. Nach der Anrede – meistens „Sehr geehrte Damen und Herren“ – formuliert man dann aus, worum es genau geht. Nicht vergessen werden darf bei einer Versicherungskündigung das Kündigungsdatum. Mit der Bitte um eine Kündigungsbestätigung und einer formellen Verabschiedung, wie im Musterbrief auf der genannten Seite zu sehen, beschließt man den Brief. Es macht Sinn, dieses Schreiben nicht nur abzuspeichern, sondern auch zwei Mal auszudrucken – einmal für den Postversand, ein weiterer Entwurf für die eigenen Unterlagen.

Das Office Word Dokument bearbeiten

Einen Brief mit Office Word als Software zu verfassen ist nicht schwer, wenn man einige Tricks kennt. So wirkt ein Brief gleich viel ordentlicher, wenn der Text im Blocksatz statt linksbündig geschrieben wurde. Manche Informationen aus dem Schreiben will man vielleicht besonders hervorheben. Neben dem kursiven und fetten Schreiben stehen auch farbige Lösungen zur Verfügung. Wer zum Beispiel einen Unfallbericht am eigenen PC verfassen und an seine Haftpflichtversicherung oder Autoversicherung schicken möchte, hat sogar die Möglichkeit, Fotos in das Dokument einzufügen. Zum normalen, käuflich zu erwerbenden Office Softwarepaket, zu dem auch das Tabellenprogramm Excel und andere Komponenten gehören, gibt es auch die Alternative vom OpenOffice, siehe download.openoffice.org.